ExcelШаблон

Реестр документов в Excel

Один журнал на 300 документов: входящие, исходящие, внутренние и приказы. Выберите тип – номер вида Вх-001 появится сам, а по сроку исполнения видно, что горит и что просрочено.

Файл откроется в Excel, LibreOffice Calc и Google Таблицах.

Реестр документов.xlsx

Что считается автоматически

  • Регистрационный номер по типу документа: Вх-001, Исх-001, Пр-001
  • Статус по сроку: на исполнении, срок скоро, просрочен, исполнен
  • Дни до срока исполнения и отметка, если исполнено с опозданием
  • Сводка по типам: сколько всего, в работе и просрочено
  • Списки типов и видов документов, фильтр по любому столбцу

Как пользоваться

  1. Впишите организацию – она появится в шапке реестра.
  2. Регистрируйте документ строкой: тип, дата, корреспондент и содержание. Номер появится сам.
  3. Для документов на контроле укажите срок исполнения, а когда сделано – дату исполнения.
  4. Если нумерация уже идёт, на листе «Сводка» впишите последний номер по каждому типу.

Вопросы

Можно ли вести входящие и исходящие отдельно?

Это один журнал, но у каждого типа своя нумерация. Чтобы увидеть только входящие, отфильтруйте столбец «Тип». Если удобнее раздельно, скопируйте лист и ведите в каждом свой тип.

Как продолжить нумерацию с середины года?

На листе «Сводка» в столбце «Последний номер до журнала» впишите номер, на котором остановились. Если это 57, следующий входящий получит номер Вх-058.

Как добавить свой тип документа?

Впишите тип и префикс в пустую строку на листе «Сводка» – он сразу появится в списке столбца «Тип» на листе «Реестр».

Почему статус «Просрочен», хотя документ исполнен?

Не заполнена дата в столбце «Исполнено». Как только она появится, статус сменится на «Исполнен» или «Исполнен с опозданием».

Откроется ли файл в Google Таблицах и LibreOffice?

Да. Формулы, списки и подсветка работают в Excel 2010 и новее, в Google Таблицах и LibreOffice Calc.

Похожие шаблоны